收据是一种确认收付款的凭证，主要用于以下几种情况：

交易证明：

收据能够清晰地记录交易的细节，包括交易的时间、金额、交易双方的信息以及交易的内容等。这对于日后可能出现的纠纷解决、审计检查或者税务申报等都具有关键的证据价值。

资金管理：

通过收据，企业或个人可以清楚地了解每一笔资金的流动方向和用途。例如，在财务管理中，员工报销时提供的收据能够帮助财务部门准确核算成本，确保资金的合理使用。

税务申报：

在纳税申报时，合法有效的收据可以作为成本扣除的依据，从而降低应纳税所得额，减轻税负。但需要注意的是，收据不能用于税务抵扣，除非公司规章制度允许且符合相关税法规定。

报销凭证：

如果是企业内部的某些费用报销，并且公司规章制度允许使用收据进行报销，那么收据可以用于报销。然而，如果报销是为了公司的税务目的，收据通常不能作为报销凭证，因为没有发票，公司无法进行税务抵扣。

内部自制凭证：

单位内部的自制收据（如白条）用于单位内部发生的业务，如材料内部调拨、收取员工押金、退还多余出差借款等，这些收据可以作为成本费用入账。

外部监制凭证：

单位之间发生业务往来，收款方在收款后不需要纳税的情况下，可以开具税务部门监制的收据。这种收据可以作为原始凭证用于会计核算和审计检查。

总结来说，收据在财务交易中扮演着重要角色，不仅是交易确认的凭证，也是资金管理和税务申报的依据。在使用收据时，需要根据具体场景和用途选择合适的收据类型，并确保其合法性和有效性。